Để viết một email hiệu quả và chuyên nghiệp, bạn nên thực hiện theo các bước sau:

Phần tiêu đề chính là thông tin quan trọng nhất để thông báo cho người nhận về nội dung của email. Nó có vai trò quyết định liệu email của bạn có được mở đọc hay không. Việc chọn từ ngữ cẩn thận là quan trọng để thu hút sự chú ý của người nhận. Tránh để trống phần tiêu đề hoặc sử dụng ngôn ngữ không rõ ràng. Viết bằng tiếng Việt không dấu hoặc tiếng Anh để tránh sự lỗi phông chữ.

Dưới đây là một số lưu ý khi đặt tiêu đề email:

• Đảm bảo tiêu đề ngắn gọn, đúng chủ đề và rõ ràng.
• Tránh tiêu đề mơ hồ hoặc để trống tiêu đề, để tránh bị đánh dấu là email rác.
• Đối với email định kỳ, thêm ngày tháng để người nhận dễ dàng theo dõi.

Ví dụ: “V/v đăng ký môn học – [MSSV]” hoặc “CV ứng tuyển – [Vị trí] – [Họ tên]”.

Lời chào mở đầu email có ảnh hưởng lớn đến ấn tượng ban đầu của người nhận. Tùy thuộc vào mức độ quen thuộc, bạn có thể lựa chọn lời chào phù hợp. Ví dụ:

• Đối với đối tượng quen thuộc: “Chào bạn,” “Xin chào,”…
• Đối với người nước ngoài: “Hi Ana,” “Hi Mark,”…
• Đối với tình huống cần lịch sự: “Dear Mr Jenni,” “Dear Miss Lona,”… (hoặc “Kính gửi” trong trường hợp Việt Nam).

Cấu trúc lời chào nên tuân theo mẫu [Từ chào] + [Tên riêng người nhận] + [dấu phẩy], ví dụ:

• Hi Linh,
• Dear Jacob,
• Chào em Helen thân quý,

Nội dung của email phụ thuộc vào mục đích và đối tượng nhận. Đối với công việc hoặc các tình huống cụ thể, cách viết email sẽ phản ánh tính chất của công việc. Một email chuẩn thường bao gồm ba phần: Mở đầu, nội dung, và kết thúc.

• Mở Đầu: Trình bày ngắn gọn vấn đề một cách rõ ràng để người nhận hiểu sơ bộ về nội dung.
• Nội dung email: Đề cập đến các vấn đề cụ thể, bao gồm giải pháp, cách giải quyết, hoặc nhận định của bạn.
• Kết Thúc: Đề cập đến yêu cầu nhận phản hồi hoặc đóng góp từ người nhận, đồng thời có thể đặt câu hỏi kích thích họ trả lời.

Đối với email tiếp theo, ví dụ như thư phản hồi, hãy đi thẳng vào vấn đề mà không cần giải thích quá nhiều. Bảo đảm rằng nội dung phản hồi của bạn dễ hiểu, ngắn gọn, và đạt được mục đích mong muốn.

Trong các loại email công việc hoặc ứng tuyển, tệp đính kèm đóng vai trò quan trọng. Chúng nên được gắn vào cuối email để người nhận dễ dàng tải xuống và xem nội dung bổ sung. Điều này giúp làm cho thông điệp của bạn trở nên đầy đủ hơn. Hãy kiểm tra số lượng và nội dung của tệp đính kèm trước khi gửi để đảm bảo tính đầy đủ và chính xác.

Dưới đây là một số lưu ý khi chèn tập tin vào email:

• Định dạng file đính kèm nên là PDF, DOC hoặc XLS để đảm bảo tương thích trên nhiều thiết bị.
• Nếu có nhiều file, hãy nén thành file ZIP hoặc RAR.
• Tên file rõ ràng, không viết tiếng Việt có dấu.

Chữ ký email là phần quan trọng thể hiện danh tính và chuyên nghiệp của bạn. Cài đặt chữ ký theo cấu trúc sau cho tài khoản email của bạn:

• Lời cảm ơn.
• Họ và tên đầy đủ của chủ sở hữu email.
• Chức vụ hoặc vị trí công tác hiện tại.
• Số điện thoại liên lạc.
• Địa chỉ email.
• Phương thức liên hệ khác: Zalo, Skype, WhatsApp,…

Một số lưu ý trong cách viết email của bạn được chuyên nghiệp và thu hút người nhận hơn, bao gồm:

Khi chuẩn bị viết email, hãy dành thời gian từ 1-3 phút, thậm chí có thể lâu hơn để suy nghĩ trước khi bắt đầu viết. Quan trọng nhất là bạn cần đặt ra và trả lời một số câu hỏi quan trọng như:

• Tại sao bạn đang gửi email này?
• Mục tiêu của bạn là gì khi gửi mail này?
• Bạn mong đợi nhận được những gì từ người nhận?
• Liệu email này có thực sự cần phải gửi đi không?

Việc xác định những vấn đề này qua các câu hỏi giúp bạn tránh bị lãng phí thời gian khi viết. Đặc biệt, nó giúp bạn xác định nên bắt đầu từ đâu và triển khai thư điện tử của mình như thế nào.

Khi phát triển nội dung trong bài, hãy giữ cho nó ngắn gọn và đơn giản. Điều này giúp người đọc dễ dàng hiểu vấn đề bạn muốn truyền đạt và không làm mất thời gian của họ.

Hãy sử dụng chức năng Subject để tạo tiêu đề email nổi bật và tránh bị xem như thư rác. Đặt tiêu đề theo hướng dẫn trước đó để có nội dung hấp dẫn. Các tính năng Cc và Bcc cũng là công cụ hữu ích, giúp bạn gửi cùng một nội dung đến nhiều người một cách thuận tiện.

Áp dụng đúng cấu trúc mà JobsGo đã chia sẻ trước đó khi triển khai viết email là chìa khóa để tạo ra một email chuyên nghiệp trong tâm trí người nhận. Điều này không chỉ giúp họ nhận thức được tính đáng tin cậy của nội dung thông tin mà còn làm tăng độ chuyên nghiệp của email.

Trong quá trình viết email, hãy tránh sử dụng viết tắt và nên viết một cách ngắn gọn. Việc sử dụng ngôn ngữ cá nhân có thể khiến người đọc khó hiểu thông điệp bạn muốn truyền đạt, đặc biệt là khi gửi email đến khách hàng hoặc đối tác. Cấu trúc email cũng cần được xây dựng có đầu có đuôi, tránh cốc lốc, thiếu chủ ngữ, hoặc đảo lộn nội dung, để đảm bảo tính chuyên nghiệp và hiệu quả trong việc truyền đạt ý.

Một lưu ý quan trọng cuối cùng trong cách viết email đó chính là luôn kiểm tra lại nội dung của email trước khi nhấn nút gửi. Thay vì tự động gửi ngay sau khi soạn, hãy tạo thói quen đọc lại nội dung để phát hiện và sửa chữa những lỗi hoặc không chính xác có thể xuất hiện. Đồng thời, đảm bảo kiểm tra số lượng và nội dung của các file đính kèm, cũng như xác minh lại tên và địa chỉ email của người nhận trước khi nhấn gửi. Điều này sẽ giúp bạn tránh những sai sót không mong muốn.