Để làm việc hiệu suất, hãy loại bỏ những công việc không cần thiết, thay vì làm tất cả mọi thứ. Nỗ lực tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng nhất là một kỹ năng có thể trau dồi và hoàn thiện.

Tôi đã mất 18 tháng để viết cuốn “Nghệ thuật tinh tế của việc đếch quan tâm” (The Subtle Art of Not Giving A Fuck). Suốt thời gian ấy, tôi đã viết khoảng chừng 150,000 từ cho cuốn sách này (khoảng 600 trang). Hầu hết mọi thứ đều được hoàn thành trong ba tháng cuối cùng. Thực tế, tôi có thể tự tin nói rằng, trong ba tháng cuối đó tôi đã làm được nhiều điều hơn so với những gì tôi làm trong 12 tháng đầu cộng lại.

Không biết có phải do hạn nộp đang đến gần và tôi đã làm việc như một người mất trí chăng? Hay tôi đã nốc Adderall (một loại thuốc kích thích hệ thần kinh trung ương) liên tục, khi bị thúc giục và làm việc hết sức trong 36 tiếng?

Nhưng không, trong 3 tháng qua, tôi đã làm việc ít hơn mỗi ngày, so với 12 tháng đầu, song tôi lại hoàn thành được nhiều việc hơn.

Mọi cuốn sách về năng suất, của tất cả các tác giả, từ David Allen cho đến Benjamin Franklin hầu như đều nói với bạn những điều tương tự thế này: hãy dậy từ sáng sớm và uống chút gì đó giúp bạn tỉnh táo, phân chia thời gian làm việc thành những khúc nhỏ theo độ cấp thiết và quan trọng, bám sát danh sách và lịch trình một cách nghiêm ngặt, lên lịch các cuộc hẹn trước 15 tuần và luôn luôn chuẩn bị sớm mọi thứ.

Trời ạ, tôi thực sự ghét buổi sáng. Bạn có biết được thói quen buổi sáng của tôi thường diễn ra như thế nào không? Tôi chỉ dành buổi sáng để giải quyết nhu cầu sinh lý và lướt Facebook. Và nếu tôi may mắn, những thứ vô nghĩa hiện trên Newsfeed có thể khiến tôi trở thành anh hùng bàn phím bất đắc dĩ, ngay cả khi bản thân tôi còn chưa kịp nhận ra điều đó (sau tất cả, điều gì có thể quan trọng hơn việc chứng minh cho ai đó trên mạng rằng, họ đã sai rành rành cơ chứ?)

Sự thật là, các tác phẩm hay nhất của tôi được viết lúc 3h sáng khi bài hát Every Time I Die đang nổ bên tai. Tôi thường nghỉ ngẫu nhiên vào ngày thứ 5. Tôi ghét lên kế hoạch và sau khi kinh doanh online riêng gần 10 năm nay, tôi vẫn không có lịch trình làm việc cụ thể nào.

Điều này thực sự hiệu quả với tôi nhưng có thể không giúp ích được gì đối với bạn. Vậy tại sao phải tốn sức nghiên cứu thêm về nó chứ?

Tôi tin rằng, năng suất làm việc của mỗi người mỗi khác. Tất cả chúng ta đều có những bộ não riêng biệt và vì thế, có những sở thích, quan điểm khác nhau và cả những hoàn cảnh khác biệt có khả năng giúp ta cảm thấy bản thân sẽ làm việc hiệu quả nhất. Do đó, thay vì tạo ra những review vô nghĩa về "những ứng dụng tăng năng suất" mới và giảng đạo lý về thiết lập các thói quen vào buổi sáng, tôi tập trung vào việc tìm hiểu tâm lý riêng của từng người.

Ví dụ, sự trì hoãn có mối liên hệ chặt chẽ với nỗi bất an, lo lắng - vì thế, việc hiểu rõ hơn về tâm lý và nỗi lo sợ của chính bạn là rất quan trọng. Hành động của cơ thể chúng ta luôn có từng nguyên nhân của riêng nó, và vì vậy, cải thiện những thói quen cá nhân để đạt được thành công còn quan trọng hơn nhiều so với những gì trà yerba mate hay yoga mang lại vào buổi sáng.

Ngoài việc mang đến cho tôi những sợi tóc bạc đầu tiên và dựng tôi dậy lúc nửa đêm vô số lần, “Nghệ thuật tinh tế” ấy đã dạy cho tôi nhiều điều về bản chất của công việc. Và rất nhiều trong số đó liên quan đến nhận thức của tôi về công việc thông qua quá trình viết cuốn sách này. Đã rất nhiều lần tôi muốn dành thời gian và viết một bài về bản chất của công việc .

Bởi vì bạn thấy đó, không phải tất cả các công việc đều vận hành một cách công bằng. Một vài lời khuyên về năng suất có thể không hiệu quả trong nhiều trường hợp. Ví dụ, dành thời gian ngồi vẽ quang cảnh bằng màu nước sẽ chẳng có ích gì cho việc hoàn thành kê khai thuế của bạn đúng hạn. Hay lời khuyên giúp bạn tái sắp xếp lại đội nhóm mà bạn quản lý để gỡ bỏ những nút thắt, sẽ không giống với những lời khuyên giúp quét dọn căn hộ nhanh hơn. Chính vì thế, nếu như bạn có một đam mê cháy bỏng trong việc vẽ quang cảnh hoặc hoàn thành bảng khai thuế vào tuần này, thì hãy lắng nghe những điều này.

Làm việc như một "hàm số tuyến tính"

Những gì tôi cho là “tuyến tính” ở đây là số lượng đầu ra có năng suất tương ứng với số lượng thời gian mà bạn bỏ ra.

Vì vậy, làm việc trong vòng 2 tiếng sẽ tạo ra nhiều kết quả hơn so với 1 tiếng. Và 8 tiếng sẽ hiệu quả gấp 4 lần so với 2 tiếng. Hầu hết chúng ta đều cho rằng đó là cách mà thế giới này vận hành. Suy nghĩ như vậy được hình thành bởi những gì chúng ta được dạy ở trường lớp. Họ cho chúng ta một đống những thứ để nhớ, mà nếu bạn dành 2 tiếng cho việc ghi nhớ nó, bạn sẽ nhớ được khoảng gấp 2 lần so với nếu bạn chỉ dành 1 tiếng.

Và rồi chúng ta già đi, không buồn sân si tới chuyện thiên hạ nữa và cứ thế cho rằng phần còn lại của cuộc đời sẽ hoạt động một cách tương tự như thế.

Thế nhưng thực tế không phải vậy.

Sự thật là để thúc đẩy hoạt động của não bộ một cách mạnh mẽ, và sâu sắc, ta không thể làm theo cách như thế. Thật không công bằng một chút nào. Vì thế, ta dành nhiều thời gian để phàn nàn với bố mẹ và đưa ra vô số những lý do rằng sếp của mình không trân trọng người tài.

Một số công việc mang tính "tuyến tính" là những công việc thực sự đơn giản và có tính chất lặp lại. Giống như việc vận chuyển cỏ khô, đóng gói, nhập số liệu vào một bảng tính khổng lồ, hoặc vận chuyển chảo rán ở McDonald’s vậy. 4 tiếng năng suất gấp 2 lần so với 2 tiếng còn 2 tiếng lại năng suất gấp 2 lần so với 1 tiếng và cứ vậy tiếp tục.

Buồn thay, “công việc giống như một hàm số tuyến tính” là nơi mà mọi sự sùng bái của việc “Hỡi người anh em, hãy hối hả lên” bắt đầu trong thế giới khởi nghiệp. Từ đó, trong suy nghĩ của chúng ta, 16 tiếng làm việc hiệu quả gấp đôi so với 8 tiếng, kết luật logic này cho rằng, tất cả các bạn chỉ là một lũ lười biếng, và rằng bạn nên phết bơ lên trên ly cà phê của mình lúc 4 giờ sáng và lập trình cho đến khi tròng mắt chảy máu. Hối hả, hối hả và hối hả.

Như những gì chúng ta thấy, Tín ngưỡng của Sự hối hả tốt đẹp và rực rỡ ra sao, tuy vậy, nó thường đem lại cho mọi người kết quả ngược với mong đợi. Bởi sự thật là hầu hết các loại công việc không tạo ra lợi suất tương tự, mà sẽ tạo ra lợi suất giảm dần.

Công việc tạo ra hiệu suất giảm dần (hay hiệu suất âm)

Tưởng tượng rằng bạn đã ra ngoài và đi bộ trong vòng 10 phút. Điều này có thể là một việc rất tốt cho sức khỏe.

Bây giờ hãy tưởng tượng bạn ra ngoài và chạy trong vòng 20 phút. Nó cũng tốt cho sức khỏe, nhưng không nhất thiết rằng sẽ tốt gấp hai lần so với 10 phút.

Còn nếu bạn chạy trong vòng 1 tiếng thì sao? Bạn chắc chắn sẽ phải thúc ép bản thân kiên trì, nhưng có khả năng là, bạn cũng đã thấy hầu hết những lợi ích nhận được sau 1 tiếng chạy bộ ấy đều tương tự như trong 10 phút tập trước đó.

Tập thể dục cũng chứa đựng hiệu suất giảm dần bởi lý do đơn giản rằng, các cơ bắp của bạn cũng mỏi dần. Và khi các cơ yếu dần, khả năng được kích thích phát triển của chúng giảm dần. Dành 2 giờ mỗi ngày tại phòng tập mang lại cho bạn ít hoặc không nhiều lợi ích bằng việc dành ra 1 giờ đồng hồ. Và dành ra 1 giờ đồng hồ chỉ mang lại cho bạn hiệu quả nhiều hơn một chút so với 45 phút.

Hầu hết mọi việc đều diễn ra theo cách như vậy. Tại sao? Bởi giống như cơ bắp, bộ não của bạn cũng dần mệt mỏi. Và nếu bạn đang luyện tập trí não của mình thông qua việc rèn giũa các kỹ năng giải quyết vấn đề, đưa ra các quyết định khó khăn, thì bạn sẽ bị giới hạn bản thân trong việc một ngày có thể hoàn thành hiệu quả bao nhiêu công việc.

Vợ tôi từng làm việc trong ngành công nghiệp quảng cáo, cũng giống như rất nhiều ngành công nghiệp khác, ở đây có sự tôn sùng với những giờ làm việc điên rồ, nhất là khi một bài thuyết trình quan trọng hay một kế hoạch chiến lược đang đến hạn. Mọi người ở lại muộn, thường xuyên làm việc đến 9-10 giờ tốt. Thỉnh thoảng, họ đến làm việc cả vào ngày thứ 7.

Thế nhưng vợ tôi cũng đã lưu ý rằng, phần lớn thời gian làm thêm giờ không hiệu quả cho lắm. Trong 4 tiếng làm việc cuối ngày, từ 6 cho đến 10 giờ tối, chỉ hữu ích ngang với 2 giờ làm việc đầu tiên trong ngày. Về cơ bản, mọi người đang làm nô lệ cho những lợi ích không đáng.

Trong những viễn cảnh tồi tệ nhất, con người bắt đầu tạo ra những việc tồi tệ và những quyết định sai lầm bởi họ đã quá mệt. Và khi bạn gom góp đủ những thứ chẳng ra sao đó, bạn thực sự không có ý định làm nhiều việc hơn cho chính bản thân mình. Chính vì vậy bạn làm việc từ hiệu suất giảm dần cho đến hiệu suất âm.

Hỡi người bạn ngốc nghếch của tôi, giờ hãy nhìn vào những gì bạn đã làm. Điều này đã từng xảy đến với tôi khi tôi bắt đầu viết cuốn “Nghệ thuật tinh tế”. Tôi đã từng gặp gỡ vài cây bút khác và chúng tôi đã cùng nhau tham gia “Write-a-thons” (một sự kiện hàng năm về viết). Nó đơn giản là một cuộc thi lớn điên rồ nơi mà chúng tôi lấy làm vui thích về số từ có được sau khi uống quá chén vào tối muộn. Vào ngày tuyệt nhất tôi đã viết được 8000 từ, tất cả trong khoảng 6 tiếng làm việc.

Tôi đã nghĩ rằng “Trời đất ơi, tôi mới vừa mới viết 32 trang chỉ trong một ngày”. Tất cả những gì bạn cần là 10 ngày với năng suất như thế để viết cả cuốn sách.

Điều đó thực sự là một vấn đề.

Nó thật tồi tệ.

Cuối cùng, sau những năm tháng sống trong thất vọng, tôi đã bắt đầu để ý, hầu hết những thứ tôi viết trong 1-2 giờ đầu luôn tuyệt vời. Nó không cần sửa nhiều và thường khá hợp với thông điệp mà tôi đang cố đưa vào cuốn sách.

Mọi thứ được viết trong khoảng 3-4 giờ khá khó đoán. Vào những ngày đẹp trời, tôi tạo ra vài nội dung chất lượng (dù hầu như không bao giờ tốt bằng 2 giờ đầu).Vào những ngày tồi tệ, hầu hết chúng là vô dụng và khiến tôi phải làm nhiều hơn.

Hầu hết mọi thứ vượt quá giờ thứ tư đều tệ hại. Qua ngưỡng đó, bất cứ bài viết nào mà tôi cố gắng đều có hiệu suất âm và thật lạ rằng tôi thấy khá hơn khi chơi game hoặc làm gì đó.

Mãi đến khi đã viết hơn 1 năm tôi mới lấy hết can đảm để thử giới hạn việc viết lách của mình trong 2 giờ 1 ngày. Tôi vẫn luôn mắc kẹt trong tư duy của hiệu suất tuyến tính, tôi đã từng nỗ lực hết mình trong đống hỗn độn quái dị của bản thảo đầu tiên (125 nghìn từ và hầu hết đều là đồ bỏ đi), rằng tôi đã sợ rằng việc hiểu ra thực chất hơn 50% công việc của năm trước không chỉ vô nghĩa, mà còn khiến tôi kém năng suất hơn.

Thế nhưng tôi đã thử. Và chúa ơi, từ ngữ cứ tuôn ra từ ngón tay tôi như sức mạnh chưa từng được khám phá của Jedi vậy. Tôi viết ra bản thảo mới cho cuốn sách trong vòng hai tháng. Tôi đoán rằng đó là hầu hết công việc sách tạo nhất đầu hoạt động dựa trên đường cong hiệu suất âm. Và tôi biết rằng trong quá khứ khi hoàn thành công việc thiết kế, tôi đã chỉnh sửa các hình ảnh một cách vô cùng vụng về, rằng tôi thậm chí không thể nói ra rằng trông nó có đẹp hay không. Rồi sau đó, tôi dành một nửa buổi tối để cố gặp làm cho nó “trông ổn”, chỉ thức dậy vào buổi sáng khi nhận ra ý tưởng tội tệ ngay từ đầu và tốt hơn hết là bắt đầu lại.

Công việc có tính xã hội cao và yêu cầu phải làm việc nhóm thường cũng thường tạo ra nhiều hiệu suất âm. Nếu bạn luôn cần phải đúng thời điểm, vậy thì bất cứ khi nào năng lượng hay tâm trọng không tốt, bạn thực sự có thể từ chối khách hàng, làm mất đi những lợi nhuận tiềm năng dài hạn.

Việc quản lý vi mô nhân viên của bạn không chỉ khiến họ kém năng suất, mà còn dẫn đến sự hận thù của họ với bạn cũng như không còn động lực để tạo ra thành quả cho bạn trong tương lai.

Các điểm đòn bẩy và điểm trì hoãn

Như vậy một lần nữa, không phải mọi công việc đều được tạo ra giống nhau. Mọi việc kinh doanh, công việc hay dự án đều chứa đựng một thứ mà tôi gọi là điểm đòn bẩy, nó ngay lập tức khiến bạn làm mọi thứ hiệu quả hơn. Nếu bạn là một quản lý đội nhóm, một vài trình tự bạn có thể tạo ra để giữ cho tinh thần luôn cao so với các nhân viên của mình. Nếu bạn là một lập trình viên, nó có thể dạy cho bản thân bạn một vài kiểu mới của kho dữ liệu. Nếu bạn là nhân viên bán hàng trực tiếp, nó có thể nâng cấp vẻ ngoài của bạn và giúp bạn biết cách làm thế nào để hiểu cảm xúc của khách hàng.

Khi nhắc đến nội dung online, tạo dựng thương hiệu là một điểm đòn bẩy, bạn càng làm và hoàn thiện, nó càng mang lại tác động theo cấp số nhân về mọi thứ - việc bán hàng sẽ dễ dàng hơn, lưu lượng truy cập cũng được đẩy lên, mọi người sẽ nói và truyền nhau nội dung của bạn. Vì vậy, hoàn thành một số khía cạnh trong công việc thật tốt có thể khiến những mặt khác đơn giản hơn nhiều… hoặc đôi khi còn khó khăn hơn.

Công việc “thực sự” số một và cũng là duy nhất của tôi là làm tại ngân hàng trong khoảng tổng cộng 6 tuần. Ngân hàng này (có lẽ vẫn chưa làm nên tên tuổi) có một thủ tục đặc biệt cho một loại nhập liệu nhất định nào đó bao gồm phần mềm cũ kĩ và những cách lạc hậu để lưu trữ giữ liệu. Nó đã tạo lên toàn bộ quá trình làm trì trệ bộ não.

Về bản chất, ngân hàng đã tạo ra thứ gọi là điểm trì hoãn- công việc khiến cho mọi thứ khác chậm chạp và khó khăn hơn.

Thế nhưng khi tôi nhanh chóng chỉ ra điều đó với ông chủ của mình, rằng mọi việc có thể được thực hiện theo một cách đơn giản hơn, tôi được nói rằng hãy ngồi xuống, câm miệng lại và nhập liệu như cách tôi được chỉ. Và tôi đã nghỉ việc một vài tuần sau đó.

Sự lười biếng có chiến lược là một điểm đòn bẩy

Hãy giả vờ như bạn thích đồ ăn Ấn Độ. Bạn thích nó hơn cả người bạn đời và những đứa con của mình. Bạn thích đến nỗi muốn đắm mình trong món sốt xoài nhiều nhất có thể.

Bây giờ, hãy nói rằng bạn ra ngoài để tìm đến một nhà hàng Ấn yêu thích và ăn ngấu nghiến, nó tiếp khoảng 4000 đến 5000 calo mỗi lần như thế. Ta sẽ giống như Monty Python háu ăn trong “Ý nghĩa cuộc sống” vậy.

Lúc này, hãy tưởng tượng bạn cuộn mình lại trong nhà hàng, và sau đó ai đó đến mời bạn món bánh Samosa với sốt Chutney (bạc hà). Bạn sẽ cảm thấy thế nào?

Tất cả chúng ta đều đang ở đất nước nơi mà ta ăn quá nhiều những đồ ta thích và sau đó chỉ cần nghĩ rằng ăn món đó vào tuần kế tiếp cũng khiến ta buồn nôn và hoài nghi về ý nghĩa của sự tồn tại.

Thế nhưng, một tuần sau đó, đồ ăn Ấn Độ nghe cũng không tệ lắm. Và rồi sau một tuần hay hai tuần nữa, bạn sẽ hoàn toàn lại trở lại với nhà hàng Ấn yêu thích của mình và nhồi nhét ban thân một lần nữa.

Bộ não của bạn cũng hoạt động tương tự thế với hiệu suất làm việc.

Nhìn xem, những vấn đề cần giải quyết cũng giống như thức ăn cho trí não. Nó giúp trí não cảm thấy hạnh phúc. Khiến bạn cảm thấy bản thân quan trọng, đáng giá và có năng lực - tất cả mọi thứ đều liên kết trực tiếp với sự hạnh phúc. Thế nhưng các vấn đề cần giải quyết với trí não của bạn cũng giống như thức ăn với dạ dày. Nó cần một loạt sự khuyến khích và nhiều quá có thể khiến bạn mệt mỏi.

Nhưng thật thú vị là thời gian rảnh rỗi - loại khả năng làm bộ não mất tập trung khỏi công việc và giải quyết vấn đề sẽ làm bộ não của bạn hoạt động hiệu quả hơn khi quay trở lại với công việc.

Tôi biết, biết rằng nó thật điên rồ, nhưng những ngày cuối tuần và những kỳ nghỉ lễ thực sự tồn tại vì một lý do.

Khi tôi bắt đầu kinh doanh vào năm 2008, tôi là một tín đồ công việc trung thành. Tôi đã ép mình vào 14-15 giờ làm việc mỗi ngày và hiếm khi có ngày nghỉ. Thế nhưng mặc dù tôi di chuyển liên tục, thực chất tôi hiếm khi được nghỉ. Điều này rất giống như “Này, bãi biển khá giống một chốn đẹp đẽ để đọc mail của tôi trong 2 tuần tiếp theo đó”.

Cho đến tận khi tôi gặp vợ tôi (người đang có công việc hành chính ổn định), cô ấy đã đặt đôi giày cao gót lên và như thể nói với tôi “này đồ ngốc, vứt chiếc laptop của bạn sang một bên và dành thời gian với em ở bãi biển đi”.

Dĩ nhiên, tôi thấy khiếp sợ. Nó giống như thể bảo ai đó rời nhà mà không có cánh tay phải vậy.

“Thế nhưng còn những email của anh thì sao?” tôi lúng túng. Tôi đã dành cả đêm đầu tiên cuộn chặt người và run rẩy. Tôi đã từng có những giấc mơ nơi trang web của tôi bị hack và tài khoản bị đánh cắp và không thể làm gì. Tôi đã tưởng tượng máy chủ tự bốc cháy cùng lúc với việc tài khoản ngân hàng của mình bị bòn rút hết.

Dĩ nhiên không có điều gì trong số chúng xảy ra. Thực tế, nó đã diễn ra ngược lại. Ngồi trên bãi biển trong vòng 5 ngày, không điện thoại, không máy tính, không đồ điện tử, chỉ có tôi với một người phụ nữ tuyệt vời và tôi nghĩ, mình bắt đầu thấy công việc rõ ràng hơn so với 5 năm trước hối hả với việc kinh doanh, nghiên cứu tỉ mỉ và ám ảnh bởi từng phần và chi tiết, và sau đó mong đợi được ngồi trên một chiếc khinh khí cầu, bay lượn trên không trung để nhìn toàn cảnh với một tầm nhìn xa hơn tôi đã từng.

Và cũng trên bãi biển đó, tôi nảy ra hai ý tưởng đã thay đổi cuộc đời mình. Đầu tiên là thay đổi trang web markmanson.net (tạo dựng thương hiệu - những điểm đòn bẩy). Trong vòng sáu tháng, lưu lượng truy cập tăng gấp 5 lần và thu nhập của tôi tăng gấp 3. Trang web sớm được hàng ngàn người tìm đọc, chia sẻ trên hơn 100 nước và giúp tôi xuất bản một số những ấn phẩm uy tín trên khắp thế giới. Và nó đã thực sự xảy đến trong khi làm việc với ít thời gian hơn tôi đã từng làm trước đó.

Trong khi đó, tôi đã dành nhiều năm cố gắng gây dựng trang web của mình với ý chí tuyệt đối và sự cam kết về mặt thời gian, chính việc bỏ đi những điều không hiệu quả, mà công việc kinh doanh thậm chí còn không cần đến sự có mặt của tôi trong một nửa thời gian hoạt động.

-----------

Tác giả: Mark Manson

Link bài gốc: How To Be More Productive by Working Less

Dịch giả: Vũ Quỳnh Trang - ToMo - Learn Something New

(*) Bản quyền bài dịch thuộc về ToMo. Khi chia sẻ, cần phải trích dẫn nguồn đầy đủ tên tác giả và nguồn là "Dịch Giả: Vũ Quỳnh Trang - Nguồn: ToMo - Learn Something New". Các bài viết trích nguồn không đầy đủ, ví dụ: "Theo ToMo" hoặc khác đều không được chấp nhận và phải gỡ bỏ.

(**) Follow Facebook ToMo - Learn Something New để đọc các bài dịch khác và cập nhật thông tin bổ ích hằng ngày.

(***) Trở thành Tình nguyện viên, Thực tập sinh Part-time tại ToMo để rèn luyện ngoại ngữ và đóng góp tri thức cho cộng đồng tại: https://bit.ly/ToMo-hiring.

Kỹ Năng