Các chương trình phần mềm để tăng năng suất hứa hẹn một cuộc sống tốt hơn, ít căng thẳng hơn. Tại sao tại sao nó lại gây kết quả ngược lại với nhiều người?

Người ta bị ám ảnh về việc quản lý thời gian. Tất cả những người mà tôi đã thảo luận với họ về chủ đề này đều có ý kiến rõ ràng. Đã có những tranh luận mạnh mẽ giữa những người nói rằng nó không hiệu quả, những người tin tưởng vào chương trình Moleskines công nghệ thấp, và những người không thể sống mà không có các ứng dụng của họ.

Sự việc luôn bắt đầu với nhiều hy vọng, nhưng thường kết thúc không ra gì. Charlotte Bordewey, một doanh nhân ở Herefordshire, Anh, đã thử tất cả các loại ứng dụng, các sách và kỹ thuật- và sau đó dành nhiều thời gian nữa nhưng rồi vẫn cảm thấy không làm chủ nổi thời gian. "Tôi hình như chưa bao giờ đủ đầu óc ngăn nắp để định việc phải làm cho mình và hoàn thành chúng," bà thất vọng nói.

Ana Cecilia Calle, đang làm đề án tiến sĩ ở Austin, Texas, bắt đầu theo dõi các công việc rất nhiều của mình mà cô nghĩ rằng cô có thể gánh vác được. Các công cụ quản lý thời gian quảng cáo rằng nó có thể giúp bạn kiểm soát được cuộc sống của mình," cô nói. "Nhưng bất cứ điều gì bạn bắt đầu làm, nó cũng chỉ được một thời gian, sau đó nó ngừng hoạt động."

Khi điều này xảy ra, hầu hết mọi người sẽ thử một ứng dụng khác hoặc một kỹ thuật khác. Có hàng trăm loại, từ loại danh sách công việc phải làm kiểu đơn giản đến các dịch vụ phức tạp với hàng tá tính năng. Đó là thể loại tự hỗ trợ trên internet, với vô số các blog và các video về nó. Hầu hết các trường đại học ở Mỹ và Anh đều dành thời gian đào tạo một số hình thức về quản lý thời gian.

Tuy nhiên, việc tìm kiếm một kỹ thuật hoạt động có hiệu quả khiến nhiều người thấy bực mình, lo lắng và tội lỗi- là điều ngược lại với mục đích của quản lý thời gian là 'hiệu xuất cao và giảm căng thẳng'.

Tạp chí Bullet là sự đáp ứng cho sự gia tăng của các ứng dụng tăng hiệu xuất- nhưng không có gì đảm bảo rằng chúng có tác dụng tốt

Bằng chứng có được cho thấy những công cụ và chiến lược này có tác dụng tốt với một số người trong một số bối cảnh, nhưng không có tác dụng với những người khác. "Mối liên kết giữa quản lý thời gian và sự thoải mái khỏe khắn là rất đa dạng," các nhà nghiên cứu Brad Aeon, ở Đại học Concordia ở Montreal, và Herman Agurnis, ở Đại học George Washington, viết trong một bài nghiên cứu.

Điều gì làm cho rất nhiều người bực mình với việc quản lý thời gian? Và, có cách nào tốt hơn để giải quyết việc này?

Những khó khăn về hiệu xuất

Sau khi Calle không đáp ứng hạn chót nộp một luận án quan trọng, cô bắt đầu đi học lớp quản lý thời gian ở trường đại học của mình. Có vẻ như đó là một giải pháp hợp lý vì cô cảm thấy choáng ngợp trong các việc đọc sách, dạy học, thuyết trình, xin trợ cấp. Ở đó, cô học cách sử dụng nhiều công cụ quản lý thời gian để đương đầu với rất nhiều các cam kết của mình. Nhưng sau khi thử các loại công cụ mà vẫn thất bại, vậy đã có điều gì không ổn với cô. "Ta luôn tự hỏi liệu ta có hiệu xuất kém hơn ta có thể, nhưng ta lại không bao giờ nghĩ rằng liệu ta có đang làm việc nhiều hơn ta có thể." cô nói.

Quan điểm cô là đúng. Việc theo đuổi năng suất chỉ vì năng suất là phản tác dụng. Aeon tuyên bố rằng áp lực tự áp đặt cho mình này là lý do khiến nhiều người cảm thấy thất vọng với các công cụ quản lý thời gian. Phần lớn trong số họ "thể hiện mộng tưởng ngầm rằng mình luôn luôn phải làm việc hơn bản thân mình". Ông nói.

Đây là một chiến lược tự đánh bại, Aeon nói. Đa số người cảm thấy có thể hoàn thành nhiều công việc hơn khi họ bắt đầu sử dụng những công cụ này, nhưng họ quên rằng họ không thể tiếp tục tăng năng suất mãi mãi, và họ cứ cam kết ngày càng nhiều hơn. Sau vài tuần, họ có hiệu xuất cao hơn nhưng vẫn thất vọng. "Vấn đề thực sự là họ đang làm việc quá sức, chứ không phải là vấn đề của việc quản lý thời gian."

Một hệ quả nữa của năng suất định đoạt là nó thường làm người ta đi chệch động cơ thực sự của họ. Theo Christine Carter, ủy viên cao cấp tại Trung Tâm Khoa Học của Đại học UC Berkeley, đây là lý do chính khiến các công cụ này không hiệu quả đối với nhiều người. Đa phần trong số họ dựa vào nghị lực để thành công- họ thường được thể hiện kiểu như có một danh sách lớn những điều không nên làm- nhưng "bạn không thực sự được thúc đẩy bằng nghị lực nhiều bằng cảm xúc của mình."

"Đa phần người ta muốn được cảm thấy được yêu quý nhiều hơn là muốn muốn được cảm thấy có năng suất cao, và phương tiện truyền thông xã hội là rất giỏi hứa hẹn làm ta thích thú," bà nói. "Có thể bạn muốn kiểm tra xem có bao nhiêu lượt 'thích' trong bài đăng- điều đó khiến bạn cảm thấy được yêu quý."

Cách làm cân bằng

Vậy tại sao lại có một kỳ vọng để làm nhiều và nhiều hơn nữa? Trước đây khi còn nhiều người làm việc trong nhà máy, công nhân không có chuyện phải quản lý thời gian, Aeon nói. "Tại dây chuyền lắp ráp, thời gian đã được quản lý cho bạn."

Nhưng hầu hết các nhân viên văn phòng ngày nay được nhiều quyền tự do để sắp xếp thời gian của mình, và do vậy bị nhiều áp lực. "Tự do đi kèm với trách nhiệm: ta phải suy nghĩ nhiều hơn về cách quản lý thời gian của mình," Aeon nói.

Khi nhiều người tăng mức hiệu xuất của họ lên, họ thêm nhiều nhiệm vụ hơn vào khối lượng công việc, kết quả là không làm được gì

Nhiều chuyên gia phải chèo chống với nhiều dự án, cũng như việc gia đình và đời sống xã hội. Rất dễ bị trục trặc, "và nếu bạn có sai sót thì bạn là người duy nhất chịu trách nhiệm."

Vì vậy, người ta cảm thấy không có hiệu xuất, chọn một công cụ phần mềm, sử dụng nó thành công trong một thời gian, tích thêm nhiều việc, và lại cảm thấy không hiệu quả. Phải làm gì để chấm dứt chu kỳ này?

Không có công thức chung

Ngay cả khi người ta có đặt ưu tiên rõ ràng, thì việc tìm ra công cụ quản lý thời gian thích hợp vẫn là phức tạp. Những công cụ này giả định rất nhiều điều về môi trường mà chúng được sử dụng và tính cách cá nhân của những người sử dụng.

Một số người có ý thức về thời gian hơn những người khác: họ biết hơn về lượng thời gian cần để làm một nhiệm vụ cụ thể. Những người khác rất dễ bị lạc quan khi định thời gian- một điều nguy hiểm khi quản lý thời gian, được gọi là 'sai lầm trong lập kế hoạch'. Một số thích làm một việc tại một thời điểm, trong khi những người khác thấy thoải mái với đa tác vụ. Ngoài ra, các định mức và ước đoán về thời gian thay đổi rất nhiều tùy nơi làm việc và văn hoá.

Vấn đề là, nhiều công cụ này được tạo ra bởi một nhóm người đặc biệt: người thiết kế phần mềm. "Chúng tôi luôn muốn giải quyết một vấn đề mà chúng tôi bị vướng mắc. Và vấn đề luôn tái diễn là mớ hỗn độn hàng ngày mà chúng tôi gặp phải trên bàn làm việc," Hernán Aracena, một doanh nhân người Venezuela, người đã tạo ra ứng dụng Effortless (danh sách công việc phải làm và lịch biểu).

Chẳng ngạc nhiên gì là nhân viên công nghệ là trong số những người thích những công cụ này nhất. Một trong những cuốn sách mới nhất về vấn đề này, Pick Three, tác giả của nó là doanh nhân và nhà đầu tư Randi Zuckerberg (em gái của Mark), người sáng tạo ra Facebook Live. Francesco Cirillo, người phát minh ra Pomodoro Technique nổi tiếng, ý tưởng chia một ngày thành những đợt 25 phút, là một nhà tư vấn công nghiệp phần mềm kỳ cựu. Người sáng tạo kỹ thuật 43Folders, Merlin Mann, đã đưa lời khuyên tại các hội nghị nhân viên của Apple, Google hoặc Adobe, và các hãng công nghệ khổng lồ khác.

Thật vậy, Aracena đã tạo ra Effortless sau khi bực mình với nhiều ứng dụng mà ông đã sử dụng để quản lý công việc của mình. "Tôi bắt đầu từ bỏ dần từng công cụ một", ông nói. Sau khi giảm xuống chỉ dùng giấy bút một cách thành công, ông đã quên sử dụng máy đếm thời gian để đo thời gian làm xong một việc. Ứng dụng của ông đã hòa trộn cả 2 đặc tính này, không còn gì khác: "Tôi không muốn một đội quân Thụy Sĩ", ông nói.

Nhiều ứng dụng và kỹ thuật phổ biến nhất đã được xây dựng theo cách này, như một giải pháp đặc biệt cho một khó khăn cụ thể của người khác- cái người khác mà nhiều khả năng là họ không làm việc hoặc suy nghĩ như bạn. Do đó, việc cảm thấy tiếc vì không thể tận dụng được các áp dụng là vô nghĩa: nó giống như cảm thấy buồn vì đôi giày của người khác không vừa với chân mình.

Tất cả điều này nghe chừng ổn khi người ta tự làm cho mình. Nhưng trong môi trường công ty, nơi mà các hoạt động thường xuyên và sản phẩm nộp được kết nối, thì vấn đề sẽ phức tạp hơn. Đôi khi các công ty mua bộ phần mềm đắt tiền với nhiều tính năng, nhưng mọi người phải vất vả để học cách sử dụng chúng, Eduardo Álvarez, người sáng lập và CEO của Workep, một phần mềm quản lý dự án dành cho các công ty, nói.

Những công cụ này thường không phù hợp với lối làm việc của người dùng, và vì chúng là bắt buộc và cần thiết cho việc phối hợp nhiệm vụ giữa các thành viên trong nhóm, nên chúng trở thành một sự phiền toái. "Tính linh hoạt là quan trọng trong những công cụ này. Bạn phải cho mỗi thành viên trong nhóm một cách để dễ dàng nhìn thấy công việc của họ," ông nói. Nhưng tính linh hoạt cũng quan trọng theo một nghĩa khác: mọi người sẽ không phải lúc nào cũng làm xong hết mọi việc, như thế là được rồi- ngay cả khi bạn điều hành một công ty phần mềm về năng suất. "Đôi khi tôi thấy rất nhiều nhiệm vụ bị quá hạn ở ngay hộp thư inbox của mình," ông thú nhận.

Kỹ thuật 'pomodoro' khuyên mọi người đặt thiết bị hẹn giờ (của nhà bếp) theo thời đoạn 25 phút, sau đó làm việc trong những thời đoạn này

Việc này được giải quyết thế nào? Álvarez tin rằng công nghệ sẽ giúp được. Phần mềm Workep sẽ sớm ra mắt một 'huấn luyện viên' AI (trí tuệ nhân tạo) để nhắc người dùng về những việc chưa xong. 'Nó' sẽ kiểm tra lịch và cảnh báo họ nếu thấy họ có vẻ không đủ thời gian hoàn thành các việc phải làm. "Đầu tiên 'nó' dạy bạn cách sắp xếp thời gian, rồi giúp bạn thực hiện," ông nói.

Nhưng những người khác không đồng ý. Lời khuyên chính của phần mềm Aracena là mộc mạc dễ sợ: "Hãy bắt đầu mà không cần đến một ứng dụng và cố gắng hiểu điều gì là quan trọng đối với bạn".

'Kiểm soát cuộc sống của bạn'

Rồi bạn sẽ chết- và đây là một thực tế quan trọng đối với việc quản lý thời gian mà thường rất hay bị bỏ quên. "Nghĩa trang trước đây ở trung tâm thành phố, nhưng bây giờ phần lớn đã bị chuyển đi khuất tầm mắt, do vậy ta không nghĩ về cái chết," Aeon nói. "Trong xã hội hiện đại, có ít thứ nhắc ta về cái chết, về thực tế là ta phải chịu trách nhiệm về cuộc sống của mính và phải biết vui vẻ với thời gian còn lại."

Sau khi xem xét nghiêm túc thực tế là rồi ông sẽ chết, Aeon đã quyết định dứt bỏ những kỳ vọng của người khác và tạo ra nguyên tắc cho riêng mình. Ông tỉnh dậy lúc 9 giờ sáng sau khi ngủ 9 tiếng, và chỉ làm việc 4 tiếng một ngày. Chữ ký email của ông nhắc rằng ông chỉ kiểm tra hộp thư đến vào các ngày làm việc, lúc 1 giờ chiều. Ông đi tập phòng gym và hàng ngày đọc những điều có giá trị cho việc nghiên cứu của mình.

Ông sử dụng rất nhiều công cụ: danh sách việc phải làm, lịch và thiết bị thời gian. Nhưng không phải ông định thế đâu. Thay vì sử dụng chúng để lèn chặt công việc vào cuộc sống, ông nói chúng "cho phép ta kiểm soát cuộc sống, và sắp xếp công việc quanh cuộc sống ," không phải là điều ngược lại.

'Kiểm soát cuộc sống của mình' nghe chừng như một lời khuyên khó thực hiện, và nghĩa là: "Mình có muốn việc làm này không? Mình có xa rời người bạn đời không? Muốn có con không? Tất cả đều là những câu hỏi về quản lý thời gian." Tại diễn đàn TEDx, Aeon than vãn rằng lĩnh vực này là "trống rỗng về mặt triết học" vì hầu như không ai xem xét những điều này khi quản lý thời gian của mình. "Người ta thà rằng không nghĩ về nó, vì nó khó quá," ông nói.

Nghĩa trang đã được chuyển rời xa khỏi tầm nhìn bởi vì mọi người không còn muốn nghĩ về cái chết, Aeon lập luận- ông nói rằng lưu tâm đến cái chết có thể giúp tăng năng suất.

Cuộc sống là những câu hỏi lớn về một phía, có một số bước ban đầu mà ai cũng có thể làm được.

Trước hết, hãy nhớ rằng ứng dụng năng suất không phải là cuộc đua vô tận, chỉ là một công cụ có giới hạn. Hai là, hãy thường xuyên thử nghiệm, vì việc tìm kiếm một cách tiếp cận phù hợp với tính cách và thói quen của mình có thể là khó khăn. Nhiều người coi thường các công cụ quản lý thời gian "nhận ra rằng khi đã có phương pháp thì họ xử lý những phiền toái tốt hơn và có sáng tạo"; những người sống khắt khe theo lịch biểu của mình "cũng nên xem cuộc sống nó sẽ thế nào khi không có lịch, hãy rời bỏ nó một thời gian", Aeon nói.

Các video hào nhoáng và các bài đăng lạc quan trên blog về các công cụ năng suất hứa hẹn cách thức dễ dàng để hoàn thành công việc. Nhưng ai bắt đầu sử dụng chúng sẽ bước vào một hành trình khó khăn hơn mình tưởng. Calle cuối cùng đã dùng một bảng tính spreadsheet; cô ấy vẫn ghét các ứng dụng tăng năng suất. Bordewey nhận ra rằng 'quy tắc 5 giây' thích ứng với bà: bà chỉ hít một hơi thật sâu, đếm từ 1 đến 5, và bắt đầu làm bất cứ công việc khó chịu nào mà bà phải làm. Không ai trong số họ tìm thấy ứng dụng mong ước, và chưa chắc đã có.

Tuy nhiên, có một điều mà tất cả chúng ta có thể làm để có một mối quan hệ lành mạnh với công việc: đừng quá khắt khe với bản thân. Nếu những lý do trên chưa thuyết phục bạn, hãy thử điều này: tự phê bình là khủng khiếp cho việc tăng hiệu xuất. Carter nói nó gây ra một phản ứng căng thẳng, và phần của bộ não bạn cần cho quản lý thời gian sẽ 'mất điện'.

Sự thông cảm là tốt hơn nhiều so với tự phán xét, bà nói. "Chúng ta đều muốn thông cảm".

Theo bbc.com/vietnamese